POLITÍCAS DE COMPLIANCE
CÓDIGO DE CONDUTA
1. INTRODUÇÃO O Instituto IREL é uma associação sem fins econômicos que promove o desenvolvimento humano e a inclusão social por meio de Serviço de Convivência e Fortalecimento de Vínculos para crianças e adolescentes, desenvolvendo atividades socioeducacionais e socio esportivas, fomentando o esporte desde a iniciação esportiva até o alto rendimento. A proposta é utilizar esporte, cultura e lazer como transformação social,. Visão: Inverter as estatísticas que dizem que o futuro é definido pela origem. Valores: Coragem, Humildade, Disciplina, Honra, Excelência e Solidariedade.
2. O PROGRAMA DE ÉTICA E COMPLIANCE A Lei nº 12.846/2013 e o Decreto nº 8.420/2015 (“Legislação Anticorrupção”), que estabeleceram medidas para prevenir atos lesivos contra a administração pública, representam um marco importante e orientador para empresas e organizações se relacionarem de forma ética e íntegra em suas parcerias no desenvolvimento de suas atividades. As diretrizes seguem os princípios universais do Pacto Global das Nações Unidas (ONU) contra a corrupção, segundo a qual “as empresas devem combater a corrupção em todas as suas formas”.
Desta forma, o Instituto Irel criou o Programa de Compliance com o objetivo de fomentar e implementar mecanismos de conformidade,
ética e transparência, bem como prevenir desvios de conduta através de governança, gestão de denúncias, gestão de riscos, normativos e adequação a órgãos regulatórios. Um dos principais instrumentos de diretriz do Programa de Compliance é o Código de Conduta, representado por este documento, o qual é abrangente a todos os colaboradores, alunos e stakeholders do Instituto Irel. Os princípios do programa permeiam os valores do Instituto Irel e seguem abaixo: ÉTICA, CONFORMIDADE, TRANSPARÊNCIA, INTEGRIDADE, RESPEITO E DIVERSIDADE O Programa de Compliance gerencia todos os normativos do Instituto Irel, os quais complementam e fazem parte deste Código de Conduta. Assim, o aceite ao Código de Conduta reflete automaticamente no aceite a todas as diretrizes, regras, processos e procedimentos estabelecidos nos normativos.
2.1 Abrangência
Este documento se aplica a todos os associados, diretores, funcionários, estagiários, voluntários, membros do conselho e comitês (“ Colaboradores ”) do Instituto Irel, bem como aos alunos e stakeholders do Instituto Irel e às demais partes interessadas que mantenham relacionamento direto ou indireto com o Instituto Irel. Este documento está vinculado ao Comitê de Ética e Compliance do Instituto Irel, responsável pelo recebimento de denúncias de infração deste Código de Conduta e por conduzir eventuais investigações para posterior deliberação pelo
próprio Comitê de Ética e Compliance. Cabe ainda ao Comitê de Ética e Compliance do Instituto Irel a disseminação das normas deste Código de Conduta e o treinamento periódico de seus Colaboradores, além de propor recomendações para o aperfeiçoamento deste Código de Conduta. 2.2 Objetivo
O Instituto Irel não admite qualquer prática de corrupção e orienta claramente seus Colaboradores a jamais solicitarem ou aceitarem vantagens no exercício de suas atividades profissionais. Esse preceito se manifesta neste Código de Conduta, garantindo que todos os Colaboradores estejam alinhados aos valores, princípios e objetivos do Instituto Irel, respeitando as leis, regulamentos e políticas internas. Este Código de Conduta representa nosso compromisso com um comportamento responsável, transparente e de respeito mútuo. Trata-se de um conjunto de práticas que devem ser adotadas e observadas, baseadas em princípios éticos, visando manter a reputação íntegra e sólida do Instituto Irel, bem como reduzir o risco de penalidades por irregularidades cometidas. Também busca assegurar a adequação, o fortalecimento e o funcionamento dos sistemas de controles internos do Instituto Irel, procurando mitigar riscos, disseminar a cultura de integridade, garantir o cumprimento de leis e regulamentos existentes (trabalhista, contábil, fiscal, financeira, jurídica, ambiental entre outras) e fortalecer a imagem institucional.
3. RELAÇÕES INTERNAS
3.1 Colaboradores
O Colaborador do Instituto Irel deve:
● cumprir as leis vigentes, normas e regulamentos internos e externos;
● orientar-se segundo as diretrizes éticas estabelecidas neste documento;
● tratar de forma igualitária seus colegas de trabalho, sendo desaprovada qualquer manifestação de preconceito ou discriminação referente a raça, origem, sexo, idade, religião, deficiência física e mental dentre outros. Reforçamos a valorização da diversidade no ambiente de trabalho e o respeito às diferenças individuais;
● respeitar seus colegas, bem como colaboradores e empregados de empresas parceiras, independentemente de nível hierárquico e função. São repudiadas as manifestações de assédio moral ou sexual e outras atitudes de abuso de poder;
● cumprir as regras de segurança no trabalho, uma vez que o Instituto Irel não admite qualquer comportamento que coloque em risco a segurança das pessoas;
● usar de forma adequada e segura, evitando qualquer tipo de desperdício, os bens e recursos disponibilizados pelo Instituto Irel para execução do seu trabalho, sejam eles tangíveis – instalações, equipamentos, computadores, material de escritório etc – ou intangíveis – marcas e patentes, banco de dados, informações etc – tendo plena consciência de que o Instituto Irel é uma associação sem fins econômicos;
● disseminar aos colegas, nos diferentes níveis hierárquicos e áreas, conhecimentos e informações necessárias para o bom andamento das atividades;
● zelar pela imagem institucional contribuindo para manter a reputação íntegra e sólida do Instituto Irel;
● respeitar as regras de confidencialidade e sigilo das informações, inclusive quanto a qualquer tipo de divulgação interna e externa, mesmo após seu desligamento;
● não utilizar o nome de algum projeto, marcas, patentes, domínios registrados e outros em benefício próprio ou de terceiros;
● reforçar o cumprimento das regras deste Código de Conduta junto a seus colegas de trabalho por meio da sua prática;
● comunicar casos não previstos neste Código de Conduta, se for o caso;
● esclarecer, ou orientar como podem ser esclarecidas, dúvidas quanto ao conteúdo ou aplicação deste Código de Conduta;
● reportar situações de desvios de comportamento e de descumprimento deste Código de Conduta; e
● sugerir mudanças ou ideias para o Instituto Irel. 3.2 Conflito de Interesse
Os interesses do Instituto Irel devem prevalecer sobre os interesses particulares ou de terceiros, bem como orientar toda e qualquer tomada de decisão, em particular as ligadas ao relacionamento com público interno e externo. É vedado ao Colaborador:
● solicitar ou aceitar favorecimento próprio ou para terceiros nos processos de contratação, promoção, realocação e desenvolvimento profissional, sendo que esses devem levar em conta exclusivamente as competências profissionais, a qualificação e o comprometimento ético com a organização;
● usar os bens e recursos do Instituto Irel em atividades não relacionadas ao seu trabalho. O uso dos mesmos para fins particulares é permitido somente quando regulado por normas específicas, ou quando seu uso é alinhado, formalizado e aprovado por um diretor do Instituto Irel, não impactando na produtividade do Colaborador nem gerando custos adicionais ao Instituto Irel;
● utilizar o nome de algum projeto do Instituto Irel ou privilégio de cargo para induzir ou influenciar pessoas a realizarem atos para benefício próprio ou de terceiros;
● todo e qualquer real ou potencial conflito de interesses deve ser informado ao superior imediato e reportado ao departamento de gestão de pessoas;
● tirar proveito de informações privilegiadas para obter vantagens pessoais ou para terceiros;
● influenciar ou tomar decisões que gerem vantagens pessoais ou para terceiros; e
● a utilização de e-mails pessoais para tratar de assuntos corporativos, salvo em casos que sejam previamente autorizados.
3.3 Brindes, Presentes e Favores
É vedado ao Colaborador:
● aceitar presentes e brindes com valor superior a R$200,00 (duzentos reais), ou equivalente, oferecidos em decorrência do trabalho que o Colaborador exerce. Caso o Colaborador receba presentes ou brindes acima desse valor, deverá comunicar imediatamente ao Comitê de Ética e Compliance, para que seja orientado sobre as medidas a serem tomadas, entre elas o encaminhamento do presente ou brinde para futuras doações ou outro fim definido pelo Comitê de Ética e Compliance;
● aceitar gratificação, pagamento em dinheiro, favores e benefícios (como serviços particulares, empréstimos de bens ou valores) oferecidos por fornecedores, parceiros ou financiadores. Será aceitável o recebimento e oferta de brindes, presentes e gratificações, nos casos em que estes não sejam vistos como suborno, pagamento ou tentativa indevida de exercer influência; não causem constrangimento quando revelados publicamente; sejam de pequeno valor; tenha o propósito promocional ou de ações motivacionais em campanhas de arrecadação em prol dos objetivos institucionais.
3.4 Lideranças
Os Colaboradores que ocuparem cargos de liderança no Instituto Irel, como coordenação, gerência e diretoria, têm as seguintes atribuições:
● Cumprir as regras estabelecidas e zelar pelo cumprimento deste Código de Conduta;
● Garantir que os Colaboradores tomem ciência deste documento;
● Manter clima de respeito e credibilidade entre os membros de sua equipe, bem como entre seus pares e superiores.
● Dar tratamento igualitário a cada membro de sua equipe.
● Promover o desenvolvimento profissional de sua equipe.
● Comunicar-se de forma clara e objetiva, bem como incentivar sua equipe a compartilhar informações, visando melhores resultados para o Instituto Irel, observando as políticas e procedimentos de integridade e segurança da informação.
● Servir de exemplo para os Colaboradores, bem como para os empregados de empresas parceiras, através de seu
comportamento e da difusão das diretrizes éticas que orientam as parcerias do Instituto Irel. ● Esclarecer dúvidas de seus Colaboradores e incentivar a atuação pautada nas diretrizes de ética e integridade.
4. RELAÇÕES EXTERNAS
4.1 Empresas
Fornecedoras e Prestadores de Serviço É vedado ao Colaborador do Instituto Irel:
● ser sócio, acionista com poder ou não de decisão, administrador, consultor, prestador de serviço ou ter qualquer outro vínculo com empresas fornecedoras, prestadoras de serviço ou contratadas; e
● Para o setor de compras (licitação e contratação): desempenhar atividades de negociação com empresa fornecedora ou prestadora de serviços na qual trabalhe pessoa de seu estrito relacionamento, tal como parentes de qualquer grau ou amigo íntimo, quer seja sócio, acionista, administrador, executivo, negociador ou ocupante de qualquer cargo que lhe confira poder de decisão. Havendo qualquer dessas situações o Colaborador deverá informar a seu superior imediato, para que seja substituído no processo de licitação e compras. No caso de a substituição ser inviável, o fato deverá ser reportado ao superior máximo hierárquico para a tomada de decisão. Sempre que o Colaborador estiver exposto a situações de conflito de interesse deverá formalizar essa informação ao seu superior imediato. A compra ou contratação de serviços é de competência do setor administrativo e financeiro do Instituto IREL que deverá sempre realizar prévia pesquisa de mercado, observando a melhor relação custo-benefício e obedecer aos princípios da legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e economicidade. Os fornecedores e prestadores de serviço devem observar e atuar de acordo com as regras deste Código de Conduta, respeitando a legislação e os regulamentos aplicáveis.
4.2 Financiadores e Parceiros
O Instituto Irel é uma organização da sociedade civil, sem fins econômicos, de caráter assistencial e a execução de seus projetos sociais é realizada a partir de doações e patrocínios, públicos ou privados. As contribuições devem ser realizadas de forma transparente e com pleno atendimento da legislação vigente, sendo devidamente documentadas.
4.3 Governo e Órgãos Regulatórios
Nenhum Colaborador pode oferecer ou pagar comissões, benefícios ou doações, diretamente ou por meio de intermediários, a autoridades, representações governamentais ou terceiros com objetivo de influenciar a tomada de decisões ou obter vantagem ou agilização no trâmite e na aprovação de processos/projetos. É proibido obter vantagem ou benefício indevido, de forma fraudulenta e sem autorização em lei no exercício de sua função, bem como realizar quaisquer ações ou omissões que constituam prática ilegal ou de corrupção, nos termos da Lei nº 12.846/2013, do Decreto nº 8.420/2015 ou de quaisquer outras leis ou regulamentos aplicáveis.
4.4 Associações e Entidades de Classes
O Instituto Irel reconhece a legitimidade destas entidades e respeitamos suas iniciativas e atividades. Estamos sempre dispostos a dialogar em qualquer situação, buscando constantemente uma solução que atenda a todas as partes envolvidas. Ainda, respeitamos a livre associação e o direito de negociação coletiva bem como reconhecemos as entidades sindicais como legítimas representantes legais dos Colaboradores. Ainda, as diferenças de opinião políticas e partidárias são respeitadas e não devem ser usadas para influenciar o desenvolvimento da carreira de nenhum Colaborador.
4.5 Clientes/Beneficiários
Os Colaboradores devem lidar de modo justo com os beneficiários de todos os seus programas, em consonância com a obrigação de agir com integridade e honestidade.
Os beneficiários devem ser tratados com toda atenção e respeito.
4.6 Imprensa
Saber pautar o nosso relacionamento com a imprensa na transparência e no respeito é uma atitude fundamental para garantir a projeção de uma imagem que seja coerente com os nossos valores, além da divulgação correta de dados dos projetos e eventos. Nunca dê entrevistas e/ou informações sem a autorização prévia da área de Comunicação Externa. Sempre que for contatado pela imprensa, transfira a chamada para a área de Comunicação Externa que lidará com os pedidos. Informe sempre a equipe a respeito dos procedimentos de atendimento à imprensa.
5. BOAS PRÁTICAS NO USO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS:
Bens e recursos tecnológicos do Instituto Irel devem ser utilizados apenas para o desempenho de atividades relacionadas ao trabalho
dos Colaboradores (telefones, notebooks, tablets, computadores, sistemas, e-mails, sites, mídias sociais etc).
5.1 Computador
Todos os Colaboradores devem observar os seguintes parâmetros:
● salvar arquivos de trabalho no Google Drive disponibilizado pelo Instituto;
● avisar ao setor administrativo sempre que precisar de suporte técnico;
● quando for necessária a instalação de software, esta somente poderá ser feita pelo suporte técnico;
● zelar pela utilização e guarda de suas senhas, que são de uso pessoal, exclusivo e intransferível;
● sempre desligar o computador ao término do expediente de trabalho.
5.2 Internet
Não é permitido o uso inapropriado da internet, inclusive visitas a sites ofensivos, pornográficos e de estímulo à violência, discurso de ódio ou qualquer forma de preconceito. Os conteúdos de e-mail devem ser de uso exclusivo para o desenvolvimento das atividades do Instituto IREL e os Colaboradores deverão observar as seguintes orientações:
● usar sempre o recurso de cópia oculta quando do envio de e-mail para vários destinatários;
● nunca abrir links ou encaminhar e-mails suspeitos e/ou de remetentes desconhecidos;
● compactar arquivos pesados antes de enviá-los aos destinatários;
● ficar atendo e fazer a limpeza de sua conta de e-mail;
● somente o Departamento Pessoal - DP-RH pode solicitar a criação, alteração ou exclusão de uma conta de e-mail e rede;
● os responsáveis pela TI deverão ser responsáveis pelo backups dos recursos e informações no ambiente de TI em local seguro;
● os responsáveis da área de RH deverão ser responsáveis pela exclusão de forma tempestiva das contas de e-mail e rede dos Colaboradores que não mais trabalharem para o Instituto; e sempre que for preciso, utilizar o recurso de aviso de ausência automático, indicando o Colaborador que ficará responsável por suas atividades durante sua ausência.
5.3 Mídias Sociais
● É desejável que os Colaboradores sejam engajados nas mídias sociais do Instituto Irel.
● É proibido publicar ou compartilhar nas redes sociais conteúdos ilegais, antiéticos, inapropriados, discriminatórios, difamatórios, que atentem contra a dignidade humana ou que afetem a imagem do Instituto IREL.
5.4 Divulgação de Informações e Notícias
A divulgação de informações e notícias sobre planos, resultados, estratégias, nome ou imagem do Instituto Irel deve ser realizada somente por meio da área de Comunicação Externa e por Colaboradores devidamente autorizados, incluindo ações de mídias, palestras, conferências, apresentações, publicações, entrevistas, comentários e qualquer outra forma de comunicação com o público externo.
5.5 Tratamento e Segurança da Informação
● Toda informação, seja no formato físico, eletrônico ou falado, relacionada ao Instituto Irel no âmbito de suas atividades, deve ser tratada com a devida confidencialidade e adequação aos objetivos a que se destina.
● Todo Colaborador é responsável pelas informações do Instituto IREL, limitando o uso das informações confidenciais exclusivamente para os fins necessários ao desenvolvimento da atividade profissional, não podendo divulgá-las, fornecê-las a terceiros ou utilizá-las em benefício próprio ou de terceiros.
● São de propriedade do Instituto IREL todas as invenções e melhorias decorrentes das atividades desenvolvidas pelo Colaborador no âmbito de suas atribuições profissionais e que, para tal, tenha utilizado recursos, dados, meios, materiais, instalações ou equipamentos do Instituto IREL.
● O Colaborador deve respeitar a autoria da ideia dos colegas, nunca se apropriando de trabalho, conceito ou documento alheio devendo, quando utilizar como referência o trabalho de outro colega, sempre citar sua fonte.
6. CONTROLE INTERNO E MONITORAMENTO
O Instituto IREL se compromete a interagir e divulgar informações em consonância com as boas práticas de governança - transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa– aliado a sua estratégia e seus objetivos. Espera-se que:
● as informações divulgadas ao público sejam verídicas, sendo a qualidade dessas informações de responsabilidade do setor que as produzir;
● demonstrações e registros contábeis e financeiros reflitam com clareza e precisão as operações realizadas. É repudiada a apresentação de dados não verdadeiros apenas com a finalidade de cumprimento de metas, resultados e prestação de contas;
● haja cooperação plena com auditores internos e externos, disponibilizando a eles todas as informações necessárias;
● informações privilegiadas não sejam utilizadas para benefício próprio ou de terceiros;
● não haja divulgação externa de informações não oficiais; e
● os controles internos sejam realizados por mais de uma pessoa (lançamento, operação e validação dos pagamentos).
7. DO COMITÊ DE ÉTICA E COMPLIANCE
O Comitê de Ética e Compliance é composto por 04 (quatro) membros nomeados pela Diretoria e pelo Conselho de Administração e com mandato de 01 (um) ano, permitida a recondução para novo mandato. Como forma de mitigar eventuais problemas de conflito de interesse, para fins de Gestão de Denúncias, além do Comitê de Ética e Compliance, definimos que 1 (um) ou 2 (dois) membros do Conselho de Administração do Instituto IREL receberão automaticamente cópias das denúncias através do e-mail do Canal de Denúncias. São atribuições do Comitê de Ética e Compliance:
● revisar periodicamente o Código de Conduta
● gerenciar a comunicação e o aceite do Código de Conduta;
● gerenciar, documentar e investigar as denúncias obtidas pelo Canal de Denúncias;
● gerenciar o Canal de Denúncias; esclarecer dúvidas e omissões
quanto ao Código de Conduta;
● analisar os casos que infrinjam o Código de Conduta;
● instaurar investigação interna para apuração de casos de irregularidades identificadas;
● Implementar, gerenciar e monitorar o Programa de Compliance; e orientar e monitorar de forma preventiva a conduta dos Colaboradores. O contato com o Comitê de Ética e Compliance poderá ser realizado através do e-mail irel.projetos@gmail.com
8. DESCUMPRIMENTO AO CÓDIGO DE CONDUTA E AO PROGRAMA DE COMPLIANCE
O Programa Compliance deve ser integralmente respeitado por todos os Colaboradores do Instituto Irel, independente de nível hierárquico. Os casos de descumprimento às diretrizes definidas neste Código de Conduta serão analisados pelas áreas competentes e podem resultar em medidas punitivas e rescisórias, conforme previstas em contrato de trabalho e na legislação vigente. Com estas iniciativas o Instituto IREL busca inibir condutas antiéticas e preservar sua reputação e imagem, bem como a de seus Colaboradores. É incentivada a participação de todo Colaborador na construção de uma organização ética e responsável. Está disponível um canal de comunicação do Instituto Irel, preparado para receber denúncias de irregularidade, infração ética ou ilegalidade praticados por Colaboradores, prepostos, prestadores de serviço, fornecedores em geral e todo e qualquer agente envolvido direta ou indiretamente nas atividades do Instituto Irel. Em caso de denúncia ou indício de irregularidade a partir de canais
de denúncia ou análise de processos internos e auditorias, serão instaurados procedimentos específicos de apuração interna pelo Comitê de Ética e Compliance e aplicadas as medidas apropriadas, se cabíveis. No caso de abertura de procedimento de investigação, o mesmo pode incluir: levantamento de documentos necessários ao esclarecimento dos fatos, auditorias, oitiva do denunciante, do denunciado e de possíveis testemunhas ou outras medidas que possam contribuir para esclarecer os fatos. A alta direção do Instituto IREL também será envolvida nos casos mais graves de descumprimento deste
Código de Conduta.
9. CANAL DE DENÚNCIAS
O canal de denúncias é gerenciado e monitorado pelo Comitê de Ética e Compliance. As denúncias podem ser realizadas de forma anônima ou identificada através do e-mail contato.irel@gmail.com O presente Código de Conduta deverá ser amplamente divulgado. Todos os Colaboradores deverão assinar o Termo de Recebimento e Compromisso, conforme modelo anexo, que deverá ser arquivado na pasta funcional do Colaborador.
ANEXO I Termo de Recebimento e Compromisso com o Código de Ética e Conduta do Instituto Rio Esporte e Lazer - Irel
Declaro que recebi e li o Código de Conduta do Instituto Irel. Declaro ainda que estou ciente de todo o conteúdo, bem como do Programa de Compliance e todos os seus normativos, e de sua importância para o exercício de todas as atividades do Instituto Irel. Afirmo ter conhecimento do dever de identificar, prevenir e reportar quaisquer atos que violem a legislação, os princípios e as políticas internas do Instituto Irel A assinatura do presente Termo é manifestação de minha livre concordância e do meu compromisso em cumpri-lo integralmente.
Atenciosamente.
Moises Fernandes da Silva